نرم‌افزار Microsoft Word یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای ویرایش متن است که در این جلسه به‌طور مختصر با نحوه‌ی کار کردن در محیط آن آشنا می‌شویم. با ورود به محیط word با یک صفحه سفید و نوار‌ابزاری در بالای صفحه مواجه خواهید شد که به ترتیب کاربردهای بخش‌های مختلف این نوار‌ابزار را خواهیم دید:

برای ایجاد یک فایل جدید در این محیط دو راه وجود دارد:

• اولین راه استفاده از دایره‌ی کوچکیست که در قسمت بالا و سمت چپ نوار‌ابزار قرار دارد: با کلیک کردن بر روی این قسمت پنجره‌ای باز خواهد شد که در آن گزینه‌ای برای ایجاد فایل جدید تحت عنوان New وجود دارد: با انتخاب NEW، پنجره دیگری گشوده می‌شود، در این قسمت جهت ساخت یک سند خالی گزینه blank document را انتخاب نموده و بر روی گزینه create کلیک کنید:
• دومین روش استفاده از کلید میانبر ctrl + n برای ایجاد یک فایل جدید می‌باشد.

با باز کردن یک فایل متنی جدید می‌توانیم سربرگ های مختلف را در بالای کادر ببینیم که هر کدام از این سربرگ ها دسته کارهای مختلفی را انجام می‌دهند که در ادامه کارکرد هر یک را بیان می‌کنیم.

اولین سربرگ Home است که در آن می‌توان تنظیمات کلی متن از جمله تنظیمات مربوط به پاراگراف، فونت، فرمت و در واقع شکل ظاهری متن را تغییر داد. نوع font، رنگ و اندازه آن قابل تعیین است. گزینه‌های دیگری که مشاهده می‌کنید نیز قابلیت تغییر نوشتار به صورت italic ،bold، بالانویس یا زیروند و همچنین کشیدن خط در زیر نوشتار یا بر روی آن را فراهم می‌کنند که نحوه ی عملکرد هر کدام را در کلاس مشاهده خواهید نمود.

در صورتی که از حروف انگلیسی استفاده می‌کنید با انتخاب بخشی از متن می‌توانید با کمک گزینه change case که با مشخص شده است حروف را به شکل بزرگ یا کوچک درآورید یا تعیین کنید که حروف ابتدای هر کلمه به صورت Capital باشد و … .

با انتخاب ابزار Highlight نیز می‌توانید بخشی از متن را به رنگ خاصی درآورید. ابتدا قسمتی از متن را انتخاب نموده، سپس بر روی گزینه Highlight کلیک کنید تا بر روی قسمت‌های انتخاب شده اعمال شود. همچنین می‌توانید پیش از انتخاب متن، ابزار Highlight را انتخاب کنید که در این صورت نشانگر ماوس تغییر شکل می‌دهد که آن را بر روی هر قسمت دلخواهی از متن که بکشید، به صورت Highlight در می‌آید. در قسمت paragraph چیدمان خطوط و پاراگراف‌ها را تعیین می‌کنیم. نوع چینش خطوط را می‌توان به ترتیب از چپ به راست به صورت چپچین، وسطچین، راستچین و هم تراز از قسمت تعیین نمود.

از قسمت برای تعیین جهت نوشتار، یعنی راست به چپ یا چپ به راست استفاده می‌شود. این مورد با چپچین و راستچین تفاوت دارد مثلاً یک متن می‌تواند راستچین باشد اما جهت آن چه به راست باشد.

توجه: در صورتی که قصد دارید متنی را به صورت فارسی یا ترکیبی از نوشتار فارسی و انگلیسی بنویسید لازم است علاوه بر راستچین کردن متن جهت متن را نیز به صورت right to left انتخاب کنید در غیر این صورت هنگام جا‌به‌جایی میان کلمات فارسی و لاتین ترتیب کلمات شما به‌هم خواهد خورد.

علاوه بر موارد گفته شده از این بخش می‌توان فاصله خطوط در صفحه، میزان تو رفتگی خطوط و همچنین رنگ زمینه بخشی از پاراگراف را تعیین کرد و یا برای قسمتی از متن کادر قرار داد. bullet گذاری برای لیست کردن یک‌سری از عناوین و item ها کار‌برد دارد، انواع عددی و غیر عددی آن از نوار‌ابزار روبه رو قابل دسترسی است:

Style های مختلفی به صورت پیش فرض در محیط Word قرار دارد، این style ها برای مشخص کردن قسمت‌های مختلف یک متن مثلاً عنوان اصلی و زیر‌عنوان های فرعی و … استفاده می‌شود.

برای آن که بتوانید از ویژگی‌های فهرست‌نویسی خودکار و تغییر theme و … در word استفاده کنید لازم است که بخش‌های مختلف متن خود را از طریق این style ها مشخص کنید. ممکن است نوع فونت و رنگ‌ها و اندازه‌های مشخص شده در این style ها موردنظر شما نباشد؛ برای تطبیق آن به صورت دلخواه می‌توانید با right click بر روی style مورد نظر و انتخاب گزینه modify تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنید. پس از آن در هنگام نوشتن هر بخش از متن style مناسب را انتخاب کنید. مثلا هنگام نوشتن عنوان اصلی از style title و برای سرفصل‌های اصلی از heading1 استفاده کنید.

ممکن است بخشی از متن را از نظر ظاهری (فونت، رنگ و اندازه) تنظیم کرده باشید و بخواهید تمام تنظیمات آن قسمت به بخش دیگری از متن نیز اعمال شود؛ برای این منظور از format painter استفاده کنید:

پس از انتخاب بخشی که format مورد نظر را داراست، format painter را انتخاب نموده و مشاهده می‌کنید که نشانگر موس تغییر شکل داده است. در این هنگام هر قسمتی از متن را انتخاب نمایید، format انتخابی اول به آن اعمال خواهد شد.

فاصله میان خطوط

مایکروسافت ورد به شما اجازه می‌دهد تا فاصله میان خطوط در یک پاراگراف را تغییر دهید. این تغییر فاصله می‌تواند تک‌فاصله (به اندازه یک خط)، فاصله دوتایی (به اندازه دو خط) یا هر میزان دلخواه شما باشد. در نسخه 2013 از ابزار ورد، این فاصله به صورت پیش‌فرض برابر است با 1.08 خط که کمی بیشتر از تک‌فاصله خواهد بود. در تصویر زیر می‌توانید تفاوت‌ فواصل خطوط تک، دوتایی و مقدار پیش‌فرض (1.08 خط) را مشاهده کنید.

برای تعیین فاصله میان خطوط مراحل زیر را انجام دهید:

1. متنی که می‌خواهید تنظیمات بر روی آن اعمال شود را انتخاب کنید.
2. در سربرگ Home، بر روی ابزار Line and Paragraph Spacing کلیک کنید. یک پنجره به پایین باز خواهد شد.
3. نشانگر موس را بر روی مقادیر نشان داده شده حرکت دهید و تغییرات را به صورت زنده بر روی متن خود دنبال کنید.
4. بر روی مناسب‌ترین گزینه کلیک نمایید تا تغییرات دائمی شوند.

سربرگ دوم Insert است، همان‌گونه که از نام آن برمی آید برای اضافه کردن یک جز جدید به متن استفاده می‌شود که حال این مولفه می‌تواند یک جدول، شیء، نمودار و … باشد که از جنس مولفه‌های نمایشی محسوب می‌شوند و یا یک لینک، فرمول یا سمبل باشد. حتی با استفاده از این سربرگ می توان تنظیمات مربوط به قرار دادن شماره صفحه در مکان مشخص، پانویس، سرصفحه، تاریخ و زمان و … را هم انجام داد و از این امکانات استفاده کرد. در قسمت اول امکان اضافه کردن یک صفحه در ابتدای document به عنوان cover، اضافه کردن یک صفحه خالی در میان صفحات دیگر و خالی گذاشتن ادامه صفحه و رفتن به صفحه بعدی وجود دارد.

تذکر: برای قرار دادن یک فضای خالی در میان صفحات که ممکن است بعداً به تکمیل آن نیاز شود، یا بایستی تا انتها خالی بماند از enter زدن های متوالی استفاده نکنید! چون در این صورت با اضافه شدن بخشی به نوشتار گذشته‌تان و با‌جا به‌جایی خطوط محل قرار گیری قسمت های خالی و سایر بخش های متن جا‌به‌جا شده و به‌هم می‌خورد.

برای رسم جدول از گزینه table استفاده می‌کنیم، در صورتی که حدود جدول مورد نظر ما از تعداد خانه‌هایی که برنامه در اختیارمان قرار می دهد تجاوز کند، از … insert table استفاده می‌کنیم و تعداد ستون‌ها و ردیف‌ها را به صورت دستی وارد می‌کنیم. بعد از رسم جدول، زمانی که جدول در حالت انتخاب باشد دو tab به menu بالای صفحه با نام های design و layout اضافه می‌شود.

از قسمت illustration در insert می‌توانید اشکال گوناگون، نمودار، تصویر و … را وارد متن کنید.

برای تصاویر و جدول‌ها و نمودار می‌توان زیرنویس گذاشت و نام و شماره عکس یا جدول را مشخص نمود، برای این کار باید بر روی تصویر یا جدول راست کلیک کنید و گزینه‌ی insert caption را انتخاب نمایید:

با این عمل پنجرهای گشوده خواهد شد که در آن می‌توان عبارتی را که برای مشخص کردن هر تصویر در نظر داریم وارد نمود:

در صورتی که label مورد نظر شما در قسمت label وجود ندارد می‌توان از طریق …New Label، آن را به لیست موجود اضافه نمود. در صورتی که از این روش برای label گذاری تصاویر یا جدول‌ها استفاده کنید شماره‌گذاری به صورت خودکار انجام خواهد شد؛ یعنی برای تصاویر بعدی با انتخاب insert caption به ترتیب عبارات تصویر شماره 2 ، تصویر شماره 3 و … درج خواهند شد. به منظور آن که هنگام فهرست‌نویسی خودکار بتوانید فهرست تصاویر و جدول‌ها و نمودارها را نیز داشته باشید باید از این روش استفاده کنید.

ممکن است لازم باشد در متن خود ارجاعاتی به سایت‌ها و آدرس‌های اینترنتی و یا ارجاعاتی به فایل‌های دیگر داشته باشید، برای این منظور از Hyperlink استفاده می شود. این گزینه در ابزارهای موجود در insert وجود دارد و علاوه بر آن با انتخاب بخشی از متن یا انتخاب یک تصویر و راست کلیک نیز این گزینه را مشاهده خواهید نمود.

هنگامی که از این گزینه استفاده می کنید، پنجره‌ای برای شما نمایش داده خواهد شد که می‌توانید از طریق آن یک فایل را از قسمتی از رایانه خود انتخاب کنید یا آدرس سایت مورد نظر را در آن مشخص کنید. از آن پس این امکان فراهم خواهد شد که با کلیک بر روی قسمتی که قبلاً مشخص کرده بودید به محل تعیین شده مراجعه کنید:

از دیگر امکاناتی که در اختیار دارید قرار دادن نوشتار و شکل ثابتی برای بالای صفحات و پایین صفحات، همچنین درج شماره صفحه می‌باشد:

می‌توان از مدل های پیش فرضی که برای هرکدام وجود دارد استفاده نموده و یا در صورت تمایل آن‌ها را به صورت دلخواه خود تنظیم کنید. با انتخاب هر کدام tab ای در بالای صفحه برای edit کردن آن در اختیارتان قرار خواهد گرفت:

از سایر گزینه‌های موجود در insert menu می‌توان به Date and Time ،WordArt ،Text Box و … اشاره نمود.

در صورتی که بخواهید از علائم و نشانه‌هایی که به صورت عادی بر روی keyboard قرار ندارند استفاده کنید و یا فرمول های ریاضی را در متن خود درج کنید این کار از طریق منوی insert و قسمت Symbols انجام می‌شود:

برای درج علائم ریاضی از قسمت Equation استفاده کنید. با انتخاب آن، انواع مختلف علائم در اختیار شما قرار خواهد گرفت:

در این سربرگ می‌توان تنظیمات مربوط به صفحه‌ی جاری را انجام داد. از جمله: تعیین دسته رنگ، فونت و قالب کلی صفحه، تعیین اندازه صفحه و حاشیه‌های بخش‌های مختلف آن، رنگ، پس زمینه و خطوط اطراف صفحه و در نهایت تعیین نحوه‌ قرارگیری پاراگراف‌ها در صفحه. همچنین در این سربرگ می‌توان تنظیمات نحوه قرار گیری متن و عکس در یک صفحه نسبت به یکدیگر را هم مشخص نمود.

در این سربرگ می‌توان با استفاده از قسمت size اندازه صفحه مورد نظر و از طریق Orientation عمودی یا افقی قرار گرفتن صفحه را مشخص نمود. همچنین قسمت Margin فاصله حاشیه صفحات را تعیین می‌کند. می‌توانید تعداد ستون‌های متن را نیز در این قسمت مشخص کنید (columns).

برای اختصاص دادن کادر به صفحه و تعیین رنگ زمینه از قسمت page border و page color استفاده می‌کنیم. همچنین watermark را برای قرار دادن عبارتی در پس زمینه صفحات به کار می‌بریم. با استفاده از قسمت themes نیز رنگ بندی، نوع فونت‌ها و … را می‌توان تعیین نمود.

سربرگ چهارم سربرگ References است که با استفاده از گزینه‌های آن می‌توان یک فهرست مطالب خودکار ایجاد کرد و یا کارهای مربوط به مرجع‌دهی را انجام داد و یا توضیحاتی را در خصوص یک عبارت یا کلمه در پایین صفحه اضافه نمود.

برای درج پانویس برای کلمات یا عبارات از insert footnote استفاده کنید. در صورتی که از Endnote استفاده می‌کنید، توضیحات مربوط به کلمات در انتهای فایل شما (در آخرین صفحه) درج خواهد شد، ولی درصورتی که از footnote استفاده کنید، این توضیحات برای هر کلمه در انتهای همان صفحه‌ای که در آن قرار دارد درج خواهد شد.

پیش از این گفتیم که در صورتی که از style های موجود در Word استفاده کنید این قابلیت وجود دارد که از فهرست‌نویسی خودکار استفاده کنید این کار از طریق Table of Contents انجام می‌گیرد.

در صورت استفاده از این روش بعد از اعمال تغییرات در محل قرارگیری بخش‌های مختلف و اضافه یا کم شدن عناوین به راحتی با انتخاب گزینه update Table فهرست شما بهروز خواهد شد. در صورتی که در روش غیرخودکار و به صورت دستی ناچار بودید، مجدداً تک به تک تغییرات را به صورت دستی اعمال کنید.

سربرگ Review برای چک کردن درستی متن و قواعد، شمارش کلمات و حروف و … به کار می‌رود.

پس از تعیین مشخصات ظاهری صفحه، شاید لازم باشد نوع نمایش آن را مطابق خواست خود تغییر دهید؛ برای این کار از نوار بالا، قسمت view را انتخاب کنید سربرگ View برای ایجاد یک دید کلی از متن یا فایل متنی، بزرگنمایی، نحوه نمایش و … به کار می‌رود. در این قسمت می‌توانید میزان بزرگنمایی تصویر را تعیین کنید. همچنین با انتخاب گزینه‌های موجود در قسمت show/hide، نمایش خطکش، خطوط مشبک و … را انتخاب کنید.

بر روی خطکش قسمت‌های سفید و آبی رنگی وجود دارد. به قسمت آبی خطکش‌های عمودی و افقی، حاشیه بیرونی یا margin گویند. از انتهای کاغذ در هر سمت تا پایان margin اجازه نوشتن داده نمی‌شود. پهنای margin به صورت دستی قابل تغییر است. کافیست نشانگرهایی را که بر روی مرز قسمت سفیدرنگ و آبی‌رنگ وجود دارد به وسیله ماوس جابه‌جا کنید.

کلیدهای میانبر هر کدام به صورت زیر است:

• Bold : Ctrl + b
• Italic : Ctrl + i
• Underline : Ctrl + u
• Ctrl + a: انتخاب تمام محتویات صفحه
• زیر نویس : = + Ctrl
• بالا نویس : + + Ctrl + shift
• کلیدهای میانبر برای paste ،copy و cut که پیش از این در جلسه اول گفته شد، در این محیط نیز قابل استفاده‌اند. علاوه‌بر آن انجام این اعمال از طریق نوار ابزار موجود در home در قسمت نیز امکانپذیر است.
• برای تغییر keyboard از انگلیسی به فارسی و بالعکس از کلید میانبر Alt + shift استفاده می‌شود (البته این کلیدهای میانبر قابل تنظیم است و می‌توان آنها را تغییر داد، ولی به صورت پیش فرض و اغلب Alt + shift برای تغییر زبان keyboard استفاده می‌شود.)
• -+CTRL: این میانبر برای کاراکتر optional hyphen به‌کار می رود، که البته همواره برای نیم‌فاصله مناسب نیست زیرا در صورت استفاده از این حرف، وقتی کلمه دو تکه به انتهای خط میرسد، ممکن است تکه دوم جدا شده و پایین برود (یک علامت «–» در انتهای خط اضافه می‌شود).

• برای اصلاح مشکل قبلی باید از کاراکتر (ZWNJ (Zero-width Non-joiner استفاده نمود که کلید میانبر ندارد. برای تعیین میانبر برای این کاراکتر به روش زیر عمل می‌کنیم. در اینجا از دو کلید Ctrl و Space به عنوان میانبر استفاده شده است.

برای تبدیل فایل‌ها از نوع word به PDF راهها و ابزارهای مختلفی وجود دارد یکی از این روش‌ها (در صورتی که ابزار مورد نیاز جهت تبدیل به pdf بر روی رایانه شما نصب باشد) این است که از منوی اولی که ابتدای کار برای ایجاد فایل جدید از آن استفاده کردیم، گزینه print را انتخاب نموده و در پنجره‌ای که گشوده می‌شود در قسمت Adobe PDF،printer را انتخاب کنید.

راه دیگر برای تبدیل یک فایل به فرمت PDF استفاده از ابزار Acrobat reader یا Adobe Acrobat است. با ورود به محیط این نرم‌افزار در منوی بالای صفحه و یا از طریق منوی File می‌توان گزینه create را انتخاب نموده و با انتخاب سند موردنظر، آن را به فرمت PDF تبدیل نمایید.

در نسخه‌های جدیدترِ نرم‌افزار WORD، امکان ذخیره نمودن به فرمت PDF در خود برنامه وجود دارد.