نرم‌افزار اکسل (Excel) می‌تواند در انجام بسیاری از امور محاسباتی، آماری و بسیاری از امور کوچک و بزرگ دیگر مفید واقع شود. هنگام اجرای این نرم‌افزار، به طور پیش‌فرض سه صفحه (sheet) جهت کار آماده است که از پایین صفحه قابل مشاهده و انتخاب هستند با قرار گرفتن در هر کدام از این صفحه‌ها با توجه به شکل ظاهری نام آن صفحه مشخص میشود که شما در کدام صفحه هستید. اما در صورت نیاز به صفحات بیشتر می‌توانید به راحتی با کلیک بر روی قسمتی که در تصویر زیر مشخص شده است sheet‌های دیگری را به محیط کاری خود اضافه کنید:

هر خانه در صفحه Excel یک سلول یا یک Cell نامیده می‌شود. این خانه‌ها به کمک نامگذاری با حروف و عدد مشخص می‌گردند به این صورت که A۱ یعنی سلولی که در ستون A و ردیف ۱ قرار دارد. براي نمايش بازه اي از سلول‌ها از نماد گذاري به كمك « : » استفاده مي‌شود. مثلا اگر بخواهيد خانه‌هاي موجود در يك ستون را مشخص كنيد، به عنوان نمونه خانه‌هاي ستون A از رديف 1 تا 4 با نماد A1:A4 مشخص مي‌شود.

همچنين در صورتي كه بخواهيد در يك رديف بازه اي از سلول‌ها را تعيين كنيد، مثلا در رديف 1 ام از ستون A تا G از نماد A1:G1 استفاده مي‌كنيد. در ادامه براي محاسبات كاربرد اين نمايش را خواهيد ديد.

با كليك بر روي هر خانه، آن سلول انتخاب مي‌شود و شما مي‌توانيد محتواي آن را تغيير دهيد و مطلبي در آن درج كنيد. براي انتخاب هم زمانِ چند Cell از كليد Ctrl كمك مي‌گيريم. همچنين براي انتخاب بازه اي از سلول‌ها با انتخاب نخستين خانه و گرفتن كليد shift و انتخاب خانه‌ي انتهاي بازه، تمام خانه‌هاي مابين آنها نيز مورد انتخاب قرار مي‌گيرند.

در اين نرم‌افزار امكان تكميل خودكار سلول‌ها، در صورت وجود يك ترتيب منطقي وجود دارد. به عنوان مثال كافي است در يك ستون، به ترتيب در سلول اول عدد 1 و در سلول دوم عدد 2 را درج كنيد، سپس با انتخاب هر دو سلول و قرار دادن موس بر گوشه سمت راست و پايين سلول دوم، هنگامي‌كه نشانگر موس به شكل يك + در آمد آن را تا جايي كه مي‌خواهيم به سمت پايين مي‌كشيم و خواهيد ديد به صورت خودكار، ادامه اعداد درج مي‌شوند:

علاوه بر اين، برنامه Excel قابليت auto complete هم دارد، يعني اگر بخواهيد خانه اي را با يك كلمه پر كنيد با زدن ابتداي هر كلمه‌اي كه قبلا درج شده Excel خود ادامه آنرا تكلميل خواهد نمود:

ابعاد سلول‌هاي هر ستون را مي‌توانيد از طريق جابه‌جا كردن مرز ميان ستون‌ها از رديف بالايي، به كمك موس تنظيم كنيد:

براي هر سلول مي‌توانيد رنگ زمينه تعيين كنيد و فرمت نوشتار درون آن را با كمك ابزارهاي موجود در Home مشخص كنيد. براي استفاده از فرمول‌هاي محاسباتي Excel از نوار فرمول‌ها (Formula Bar) در بالاي صفحه استفاده مي‌كنيم:

با كليك بر روي علامت fx ، پنجره‌اي گشوده مي‌شود كه مي‌توانيد از طريق آن، فرمول مورد نظر خود را انتخاب نماييد، excel دامنه وسيعي از فرمول‌هاي محاسباتي، آماري، منطقي و … را پشتيباني مي‌كند:

به غير از استفاده از فرمول‌هاي پيش فرض مي‌توانيم محاسبات مورد نظر خود را به صورت دستي نيز در اين نوار وارد كنيم. به اين صورت كه ابتدا بايد علامت" = "در اين نوار نوشته شود و سپس عبارت رياضي مورد نظر، مثلا مي‌خواهيم عدد موجود در خانه A1 را با 􏰅B جمع كرده و بر C1 تقسيم كنيم و حاصل اين عمليات در خانه‌ي D1 نوشته شود، كافيست بر روي خانه‌ي D1 كليك كرده تا به انتخاب در آيد، سپس در نوار فرمول عبارت زير را بنويسيم:

􏰈A1 + B􏰅􏰉E/C1 =

با زدن كليد Enter، محاسبه مورد نظر انجام شده و در خانه انتخاب شده نمايش داده مي‌شود. درصورتي كه از فرمول‌هاي موجود در excel نيز استفاده كنيم، عبارت قرار گرفته در نوار فرمول ساختاري مشابه بالا خواهد داشت، يعني يك علامت = و در ادامه محاسبات مورد نظر.

به عنوان نمونه فرض كنيد نمرات 5 درس را در اختيار داريم و مي‌خواهيم ميانگين اين نمرات را محاسبه نماييم. براي اين كار 5 نمره را در يك رديف و در 5 خانه مختلف وارد كرده و قصد داريم ميانگين را با يك خانه فاصله در خانه بعدي درج كنيم.

ابتدا خانه‌ي مورد نظر، جهت درج حاصل محاسبه را انتخاب مي‌كنيم و سپس بر روي fx كليك مي‌كنيم تا فرمول مورد نياز را انتخاب كنيم:

با انتخاب AVERAGE از منوي فرمول‌ها، پنجره‌اي گشوده مي‌شود كه از ما مي‌خواهد داده‌هاي مورد نظر را در آن مشخص كنيم. براي اين كار كافي است با موس، خانه‌هاي مورد نظر، يعني اين 5 نمره را انتخاب كنيم، مي‌توانيد اين كار را تك به تك و براي هر خانه و يا به صورت هم زمان انجام دهيد يعني:

يا به صورت:

سپس با زدن كليد OK محاسبات مورد نظر انجام شده و حاصل در خانه‌اي كه انتخاب كرده بوديم نمايش داده مي‌شود. در صورتي كه بر روي خانه‌ي حاصل كليك كنيم در نوار فرمول عبارت زير را خواهيم ديد: (به نحوه نمايش خانههاي انتخاب شده در يك رديف در اين فرمول توجه كنيد)

(AVERAGE􏰈(B􏰅2:F􏰅􏰉2 =

يكي از حسن‌هاي اين روش آن است كه در صورتي كه بعد از محاسبه، يكي از اعداد را تغيير دهيم، مثلا متوجه شويم نمره‌اي را اشتباه وارد كرده بوديم و مجددا آن را تغيير دهيم، پس از تثبيت آن سلول (از انتخاب در آوردن آن)، ميانگين حساب شده در قبل، به صورت خودكار مجدد محاسبه شده و بر اساس عدد جديد حساب مي‌شود و نيازي نيست كه خودمان دوباره اين مراحل را تكرار كنيم:

اگر مي‌خواستيم براي افراد بيشتري ميانگين نمرات را حساب كنيم، مثلا به جاي يك دانشجو، سه دانشجو و نمرات آنها را داشتيم، عددهاي مربوط به آنها را در رديف‌هاي پاييني اضافه كرده، و كافي بود اين عمليات را تنها براي همان رديف اول انجام دهيم. سپس با انتخاب خانه‌اي كه ميانگين را در آن حساب كرده‌ايم و با قرار دادن موس در گوشه سمت راست و پايين اين سلول، زماني كه نشانگر موس به شكل + در آمد، آن را به سمت پايين كشيده و دو خانه ي زيري را پوشش مي‌دهيم:

خواهيد ديد كه محاسبه ميانگين براي رديف‌هاي پاييني نيز انجام شده است:

با استفاده از داده‌هاي وارد شده در خانه‌هاي اين صفحات مي‌توانيد نمودارهاي دلخواه خود را نيز رسم كنيد. (همانطور كه ديديد در محيط Word و PowerPoint نيز زماني كه درج نمودار را از منوي Insert انتخاب مي‌كرديد، يك صفحه Excel براي شما گشوده مي‌شد تا داده‌هاي مورد نظرتان را در آن وارد كنيد.) اين كار از طريق Insert و بخش chart انجام مي‌شود. در اين جا انواع نمودارها را مي‌توانيد انتخاب كنيد. يكي از پركاربرد‌ترين انواع نمودار، نمودار پراكندگي 􏰉 (Scatter)􏰈 است:

فرض كنيد داده‌هاي مقابل را در اختيار داريم:

با انتخاب هر دو ستون داده‌ها، از منوي Insert نمودار پراكندگي را انتخاب مي‌كنيم:

نمودار رسم شده به صورت زير خواهد بود:

ممكن است بخواهيد اين نقاط با منحني به هم متصل شوند و خط روند آنها را مشاهده كنيد، كافيست براي اين كار بر روي يكي از نقاط درج شده در نمودار كليك راست كرده و add trendline را انتخاب كنيد، در پنجره گشوده شده مي‌توانيد نوع خط عبوري را تعيين كنيد:

در صورتي كه براي داده‌هاي قبلي نمودار ميله‌اي را انتخاب كنيم حاصل مطابق شكل زير خواهد شد:

با انتخاب نمودار، از طريق tab هايي كه به ابزار موجود در بالاي صفحه اضافه مي‌شود، مي‌توانيد تنظيمات مورد نظرتان را بر روي نمودار اعمال كنيد از جمله تعيين عنوان براي نمودار و محورهاي افقي و عمودي، خطوط نمايشي در صفحه نمودار، label هاي مربوط به داده‌ها و …

در صورتي كه براي يك سري از داده‌ها نمودار مربوطه را رسم كرديد و بهترين خط عبوري را با استفاده از Trend line از ميان آنها گذرانديد، ممكن است به فرمول خط به دست آمده نياز داشته باشيد (از مواردي كه در آزمايشگاه فيزيك بسيار كاربرد دارد!) براي اين منظور كافيست هنگام اضافه كردن Trend line گزينه اي را كه در شكل زير نمايش داده شده است انتخاب كنيد:

از اين قسمت، مي‌توانيد به صورت دستي نيز عرض از مبدا نمودار را مشخص كنيد.

در صورتي كه هنگام رسم خط عبوري اين تنظيمات را انجام نداديد اما بعداً به آن نياز داشتيد كافي است بر روي خط رسم شده كليك راست كرده و گزينه format trend line را انتخاب كنيد. آنگاه مجددا اين پنجره برايتان گشوده خواهد شد.

جهت قرارگيري ستون‌ها به صورت پيش فرض در Excel از چپ به راست است اما ممكن است نياز داشته باشيد اين ترتيب را از راست به چپ داشته باشيد به اين منظور بايد از قسمت pageLayout،گزينه-sheetRight to-Left را انتخاب كنيد:

همان طور كه در اين تصوير مي‌بينيد ترتيب قرار گيري ستون‌هاي C ، B ، A و … از راست به چپ است.

يك sheet متناسب با size اي كه براي صفحه در نظر مي‌گيريد مي‌تواند شامل چندين صفحه باشد. در صورتي كه از همين قسمت page layout سايز صفحه را تعيين كنيد، خواهيد ديد كه در sheet پيش رويتان، با خطوط نقطه چين مرزبندي صفحات را مشخص مي‌كند. در صورت تهيه نسخه چاپي، اين مرزبندي‌ها رعايت مي‌شود و به تعداد ناحيه‌هاي مشخص شده (كه در آنها داده يا تصويري نگاشته شده باشد) در خروجي print صفحه دريافت خواهيد كرد.

همچنين براي انجام تنظيمات مربوط به پرينت صفحات مربوط به يك Sheet اين كه كدام ستون در سمت راست صفحه و يا اين كه كدام رديف در بالاي صفحات چاپ شود از گزينه Print Title كه در تصوير نشان داده شده است استفاده مي‌كنيم. همچنين در ساير سربرگ‌هاي اين گزينه مي‌توان ساير تنظيمات مربوط به چاپ را انجام دهيم.

براي درج فرمول‌ها علاوه بر روش‌هاي گفته شده از قسمت Formulas و سپس Insert Function نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.

در نسخه‌هاي چاپي، خطوطي كه به صورت كم رنگ در اطراف سلول‌ها هنگام كار با excel مشاهده مي‌كنيم نمايش داده نخواهند شد. در صورتي كه مي‌خواهيد در اطراف داده‌هايتان، مرزبندي سلول‌ها مشخص باشد مي‌توانيد محدوده‌ي مورد نظر و سلول‌هاي مورد نظر را انتخاب كرده و بعد از قسمت Home و سپس Format as Table استفاده كنيد.

يا اين كه از سربرگ Home قسمت مربوط به Border را مطابق تصوير زير انتخاب كنيم.

همچنين با راست كليك بر روي يك سلول و يا تعدادي سلول انتخاب شده و انتخاب format cells پنجره‌اي باز مي‌شود كه تنظيمات مختلف خانه‌ها از طريق آن در دسترس و قابل تغيير است. در اين پنجره tab هاي مختلفي وجود دارد از جمله Border كه به وسيله آن مي‌توان تعيين كرد كه خانه‌هاي انتخاب شده border داشته باشند:

ساختار خانه‌هاي excel به گونه‌اي است كه در صورتي كه در يك فايل متني، مثلا فايلي كه از طريق Notepad يا WordPad ساخته مي‌شود، اعداد يا داده‌هايي را به صورت منظم و با فاصله‌گذاري Tab ذخيره كنيم، امكان باز كردن آن فايل با نرم‌افزار Excel وجود خواهد داشت. به عنوان مثال اگر در محيط Notepad داده‌هاي زير را كه با tab از هم جدا شده‌اند درج كرده و با فرمت txt ذخيره كنيم:

AA 1 􏰅2 3 BB 4 5 6

مي‌توانيم از طريق محيط Excel و گزينه open و انتخاب فايل مذكور يا راست كليك بر فايل ايجاد شده و استفاده از گزينه open with و انتخاب Excel ، اين داده‌ها را در محيط Excel باز كنيم:

فايل‌هايي كه تحت محيط Excel ساخته مي‌شوند با پسوند xlsx. ذخيره مي‌شوند.