کارگاه_کامپیوتر:آشنایی_مقدماتی_با_پاورپوینت_و_اکسل

آشنایی مقدماتی با پاورپوینت و اکسل

پاورپوینت

نرم‌افزار Power Point جهت ایجاد اسلاید، برای ارائه مطالب در مکان‌های مختلف استفاده میشود. کار با این نرم‌افزار ساده بوده و بسیاری از قابلیت‌ها و ویژگی‌های آن با نرم‌افزار word مشترک می‌باشد. در این جا مرور کوتاهی بر برخی از قابلیت‌های این نرم‌افزار خواهیم داشت:

پس از اجرا کردن این نرم‌افزار جهت ایجاد یک فایل جدید در محیطی مانند PowerPoint دو روش متداول وجود دارد یکی استفاده از Ctrl + n و دیگری استفاده از آیکن و سپس گزینهی New می‌باشد. با ایجاد یک فایل جدید لیست صفحات اسلایدها مشاهده می‌شوند. این نرم‌افزار نیز امکانات جالب و مفیدی را جهت ارائه هرچه بهتر یک موضوع در اختیار ما قرار می‌دهد.

برای اضافه کردن صفحات اسلاید از گزینه New Slide استفاده می‌کنیم. چیدمان قسمت‌های مختلف درون یک اسلاید را نیز می‌توان از قسمت layout مشخص و تنظیم کرد. همچنین برای پاک کردن یک صفحه از میان اسلایدها هنگامی که در حالت انتخاب آن اسلاید هستیم از گزینه Delete استفاده می‌کنیم.

برای تعیین نوع اسلاید نیز می‌توان از طریق کلیک راست بر روی آن Layout مربوطه را مشخص کرد که آیا این اسلاید ما مربوط به متن عادی است یا متن و تصویر است یا Sectionاست و ….

قسمت‌های تعیین نوع فونت، نوشتار و تنظیمات مرتبط با اندازه و رنگ و چپ‌چین، راست‌چین و … مشابه آنچه که در Word انجام می‌شد عمل می‌کند. منوی Insert گزینه‌هایی مشابه word دارد با این تفاوت که امکان افزودن صدا و فیلم به یک اسلاید نیز وجود دارد.

در قسمت Design می‌توانید رنگ‌بندی زمینه اسلایدها، تصاویر پیش زمینه و … را مشخص کنید. همچنین از قسمت page setup اندازه و نوع قرارگیری صفحات را مشخص کنید:

با انتخاب یک template از قسمت Themes می‌توانید در صورتی که رنگ‌بندی آن مطابق خواست شما نبود، رنگ‌بندی را از قسمت Colors تغییر دهید. با راست‌کلیک بر روی زمینه اسلاید و انتخاب گزینه Format …Background می‌توانید انتخاب‌های متنوعی برای زمینه اسلایدها داشته باشید:

برای آن که مشخص کنیم نحوه‌ی حرکت اسلایدها هنگام نمایش و حرکت از اسلایدی به اسلاید بعدی به چه شکلی باشد از منوی Animations و از قسمت Transition this slide نوع حرکت دلخواه را انتخاب می‌کنیم.

سرعت حرکت و در واقع نمایش حرکت یک اسلاید و همچنین پخش صدا هنگام نمایش نیز ازاین بخش قابل تنظیم است. به صورت پیش فرض برای رفتن به هر اسلاید لازم است از کلیک موس و یا کلیدهای Enter یا Space استفاده کنید اما از این قسمت می‌توانید زمان معینی را برای ورود به این اسلاید مشخص کنید که این زمان‌ها مشخص شده‌اند و دیگر نیاز به انجام کاری برای تعویض اسلایدها وجود ندارد.

آنچه گفته شد برای نحوه ورود هر صفحه اسلاید بود، اما گاهی نیاز است که بتوانیم نوشتارها یا تصاویر موجود در زمینه اسلایدها را نیز متحرک کنیم. برای این منظور از قسمت Custom Animation استفاده می‌کنیم که این حالت مربوط به نسخه‌های قدیمی‌تر است. در نسخه‌های جدیدتر سربرگی با نام Animations برای این کار وجود دارد که تمام تنظیمات مربوط به این پویا نمایی‌ها از طریق این سربرگ قابل انجام است.

توجه داشته باشید تا زمانی که شیء یا متنی در حالت انتخاب نباشد گزینه Add Effect غیر فعال خواهد بود اما زمانی که قسمتی از متن یا یک Text box یا هر شیء دیگری را انتخاب کنید این کلید فعال میشود. با انتخاب آن گزینه‌های متنوعی برای نوع حرکت قسمت انتخابی در اختیار شما خواهد بود که در صورت انتخاب به لیست موجود در این پنجره اضافه می‌شود. البته تصویری که در ادامه می‌بینید مربوط به نسخه‌های جدیدتر است اما این امکانات با مقداری کاستی یا شاید تغییر، تقریباً در تمامی نسخه‌ها وجود دارند. در اینجا نیز امکان تنظیم سرعت حرکت وجود دارد.

از طریق این گزینه می‌توان مدیریت Effect‌های ایجاد شده بر روی یک اسلاید را انجام داد و حتی برخی تنظیمات مربوط نحوه حرکت از یک اسلاید به اسلاید بعد را هم مشخص کرد.

هنگامی‌که حرکات مربوط به بخش‌های مختلف را تعیین کردید، در صورتی که اسلایدهای ساخته شده را به نمایش درآورید خواهید دید که برای اعمال هر کدام از این حرکات لازم است یا از طریق keyboard و کلیدهای enter یا space و یا با کلیک موس به حرکت بعدی یا نمایش بعدی بروید برای حل این مساله در صورتی که بخواهد خود نوشتارها و تصاویر به ترتیب پشت سر هم ظاهر شوند می‌توانید از همان پنجره‌ای که در سمت راست گشوده شده و اینک لیست animationها را در بر دارد اقدام کنید:

به صورت پیش‌فرض در کنار هر حرکت یک تصویر موس قرار دارد این به این معنی است که برای شروع منتظر click موس می‌ماند. در قسمت start برای هر حرکت مولفه موردنظر، می‌توانید انتخاب کنید که پس از قبلی و یا همراه با قبلی یا این که با کلیک موس اجرا شود.

در Power Point نیز layout‌های پیش‌فرض وجود دارد که حتی می‌توان آنها را تغییر داد.

Slide master

در واقع اسلایدی است که در سلسله مراتب اسلایدها در بالاترین سطح قرار می‌گیرد و برای اعمال تغیرات یا در واقع تنظیمات بر روی اسلایدها، به خصوص اسلایدهایی که قرار است در آینده اضافه شوند در نظر گرفته شده است که تنظیمات Layout یک اسلاید شامل پس زمینه، رنگ، فونت، Effect و … را ذخیره و بر روی اسلاید جدید اعمال می‌کند.

از منوی view قسمت Slide master را انتخاب کنید:

در اين جا تنظيمات مرتبط با انواع layout ها به شما نشان داده خواهد شد كه مي‌توانيد آن را مطابق با خواست خود تغيير دهيد. براي خروج از قسمت slide master پس از اعمال تغييرات، Close master view را انتخاب كنيد تا به صفحه اصلي بازگرديد.

مي‌توان بر روي اسلايدها پانويس، شماره اسلايد و يا تاريخ و زمان را ثبت كنيد. اين كار از طريق قسمت Insert و با گزينه‌هاي Date & Time و slide انجام مي‌گيرد.

در قسمت افزودن تاريخ و زمان، دو گزينه Update automatically و fixed وجود دارد، كه در صورت استفاده از گزينه اول، در هر بار نمايش اسلايد، تاريخ و زمان آن به صورت خودكار بهروز مي‌شود.

فايل‌هايي كه تحت محيط 􏰇􏰆􏰆􏰅 Power Point ساخته مي‌شوند با پسوند pptx. ذخيره مي‌گردند. در صورتي كه از روش عادي و با اين پسوند ذخيره كنيم، فايل حاصل قابل تغيير مجدد خواهد بود و در محيط PowerPoint باز ميشود. اما براي آن كه فايل حاصل هنگام اجرا به صورت مستقيم اجرا شود و همچنين امكان تغيير دادن آن وجود نداشته باشد از گزينه save as و PowerPoint show استفاده مي‌كنيم:

Excel

محيط Excel، در انجام بسياري از امور محاسباتي، آماري و بسياري از امور كوچك و بزرگ ديگر مي‌تواند مفيد باشد. هنگام گشودن اين نرم افزار، به طور پيشفرض سه sheet جهت كار آماده است كه از پايين صفحه قابل مشاهده و انتخاب هستند با قرار گرفتن در هر كدام از اين صفحه‌ها با توجه به شكل ظاهري نام آن صفحه مشخص ميشود كه شما در كدام صفحه هستيد. اما در صورت نياز به صفحات بيشتر مي‌توانيد به راحتي با كليك بر روي قسمتي كه در تصوير زير مشخص شده است sheet هاي ديگري را به محيط كاري خود اضافه كنيد:

هر خانه در صفحه Excel يك سلول يا يك Cell ناميده مي‌شود. اين خانه‌ها به كمك نامگذاري با حروف و عدد مشخص مي‌گردند به اين صورت كه A1 يعني سلولي كه در ستون A و رديف 1 قرار دارد. براي نمايش بازه اي از سلول‌ها از نماد گذاري به كمك « : » استفاده مي‌شود. مثلا اگر بخواهيد خانه‌هاي موجود در يك ستون را مشخص كنيد، به عنوان نمونه خانه‌هاي ستون A از رديف 1 تا 4 با نماد A1:A4 مشخص مي‌شود.

همچنين در صورتي كه بخواهيد در يك رديف بازه اي از سلول‌ها را تعيين كنيد، مثلا در رديف 1 ام از ستون A تا G از نماد A1:G1 استفاده مي‌كنيد. در ادامه براي محاسبات كاربرد اين نمايش را خواهيد ديد.

با كليك بر روي هر خانه، آن سلول انتخاب مي‌شود و شما مي‌توانيد محتواي آن را تغيير دهيد و مطلبي در آن درج كنيد. براي انتخاب هم زمانِ چند Cell از كليد Ctrl كمك مي‌گيريم. همچنين براي انتخاب بازه اي از سلول‌ها با انتخاب نخستين خانه و گرفتن كليد shift و انتخاب خانه‌ي انتهاي بازه، تمام خانه‌هاي مابين آنها نيز مورد انتخاب قرار مي‌گيرند.

در اين نرم‌افزار امكان تكميل خودكار سلول‌ها، در صورت وجود يك ترتيب منطقي وجود دارد. به عنوان مثال كافي است در يك ستون، به ترتيب در سلول اول عدد 1 و در سلول دوم عدد 2 را درج كنيد، سپس با انتخاب هر دو سلول و قرار دادن موس بر گوشه سمت راست و پايين سلول دوم، هنگامي‌كه نشانگر موس به شكل يك + در آمد آن را تا جايي كه مي‌خواهيم به سمت پايين مي‌كشيم و خواهيد ديد به صورت خودكار، ادامه اعداد درج مي‌شوند:

علاوه بر اين، برنامه Excel قابليت auto complete هم دارد، يعني اگر بخواهيد خانه اي را با يك كلمه پر كنيد با زدن ابتداي هر كلمه‌اي كه قبلا درج شده Excel خود ادامه آنرا تكلميل خواهد نمود:

ابعاد سلول‌هاي هر ستون را مي‌توانيد از طريق جابه‌جا كردن مرز ميان ستون‌ها از رديف بالايي، به كمك موس تنظيم كنيد:

براي هر سلول مي‌توانيد رنگ زمينه تعيين كنيد و فرمت نوشتار درون آن را با كمك ابزارهاي موجود در Home مشخص كنيد. براي استفاده از فرمول‌هاي محاسباتي Excel از نوار فرمول‌ها (Formula Bar) در بالاي صفحه استفاده مي‌كنيم:

با كليك بر روي علامت fx ، پنجره‌اي گشوده مي‌شود كه مي‌توانيد از طريق آن، فرمول مورد نظر خود را انتخاب نماييد، excel دامنه وسيعي از فرمول‌هاي محاسباتي، آماري، منطقي و … را پشتيباني مي‌كند:

به غير از استفاده از فرمول‌هاي پيش فرض مي‌توانيم محاسبات مورد نظر خود را به صورت دستي نيز در اين نوار وارد كنيم. به اين صورت كه ابتدا بايد علامت" = "در اين نوار نوشته شود و سپس عبارت رياضي مورد نظر، مثلا مي‌خواهيم عدد موجود در خانه A1 را با 􏰅B جمع كرده و بر C1 تقسيم كنيم و حاصل اين عمليات در خانه‌ي D1 نوشته شود، كافيست بر روي خانه‌ي D1 كليك كرده تا به انتخاب در آيد، سپس در نوار فرمول عبارت زير را بنويسيم:

􏰈A1 + B􏰅􏰉E/C1 =

با زدن كليد Enter، محاسبه مورد نظر انجام شده و در خانه انتخاب شده نمايش داده مي‌شود. درصورتي كه از فرمول‌هاي موجود در excel نيز استفاده كنيم، عبارت قرار گرفته در نوار فرمول ساختاري مشابه بالا خواهد داشت، يعني يك علامت = و در ادامه محاسبات مورد نظر.

به عنوان نمونه فرض كنيد نمرات 5 درس را در اختيار داريم و مي‌خواهيم ميانگين اين نمرات را محاسبه نماييم. براي اين كار 5 نمره را در يك رديف و در 5 خانه مختلف وارد كرده و قصد داريم ميانگين را با يك خانه فاصله در خانه بعدي درج كنيم.

ابتدا خانه‌ي مورد نظر، جهت درج حاصل محاسبه را انتخاب مي‌كنيم و سپس بر روي fx كليك مي‌كنيم تا فرمول مورد نياز را انتخاب كنيم:

با انتخاب AVERAGE از منوي فرمول‌ها، پنجره‌اي گشوده مي‌شود كه از ما مي‌خواهد داده‌هاي مورد نظر را در آن مشخص كنيم. براي اين كار كافي است با موس، خانه‌هاي مورد نظر، يعني اين 5 نمره را انتخاب كنيم، مي‌توانيد اين كار را تك به تك و براي هر خانه و يا به صورت هم زمان انجام دهيد يعني:

يا به صورت:

سپس با زدن كليد OK محاسبات مورد نظر انجام شده و حاصل در خانه‌اي كه انتخاب كرده بوديم نمايش داده مي‌شود. در صورتي كه بر روي خانه‌ي حاصل كليك كنيم در نوار فرمول عبارت زير را خواهيم ديد: (به نحوه نمايش خانههاي انتخاب شده در يك رديف در اين فرمول توجه كنيد)

(AVERAGE􏰈(B􏰅2:F􏰅􏰉2 =

يكي از حسن‌هاي اين روش آن است كه در صورتي كه بعد از محاسبه، يكي از اعداد را تغيير دهيم، مثلا متوجه شويم نمره‌اي را اشتباه وارد كرده بوديم و مجددا آن را تغيير دهيم، پس از تثبيت آن سلول (از انتخاب در آوردن آن)، ميانگين حساب شده در قبل، به صورت خودكار مجدد محاسبه شده و بر اساس عدد جديد حساب مي‌شود و نيازي نيست كه خودمان دوباره اين مراحل را تكرار كنيم:

اگر مي‌خواستيم براي افراد بيشتري ميانگين نمرات را حساب كنيم، مثلا به جاي يك دانشجو، سه دانشجو و نمرات آنها را داشتيم، عددهاي مربوط به آنها را در رديف‌هاي پاييني اضافه كرده، و كافي بود اين عمليات را تنها براي همان رديف اول انجام دهيم. سپس با انتخاب خانه‌اي كه ميانگين را در آن حساب كرده‌ايم و با قرار دادن موس در گوشه سمت راست و پايين اين سلول، زماني كه نشانگر موس به شكل + در آمد، آن را به سمت پايين كشيده و دو خانه ي زيري را پوشش مي‌دهيم:

خواهيد ديد كه محاسبه ميانگين براي رديف‌هاي پاييني نيز انجام شده است:

با استفاده از داده‌هاي وارد شده در خانه‌هاي اين صفحات مي‌توانيد نمودارهاي دلخواه خود را نيز رسم كنيد. (همانطور كه ديديد در محيط Word و PowerPoint نيز زماني كه درج نمودار را از منوي Insert انتخاب مي‌كرديد، يك صفحه Excel براي شما گشوده مي‌شد تا داده‌هاي مورد نظرتان را در آن وارد كنيد.) اين كار از طريق Insert و بخش chart انجام مي‌شود. در اين جا انواع نمودارها را مي‌توانيد انتخاب كنيد. يكي از پركاربرد‌ترين انواع نمودار، نمودار پراكندگي 􏰉 (Scatter)􏰈 است:

فرض كنيد داده‌هاي مقابل را در اختيار داريم:

با انتخاب هر دو ستون داده‌ها، از منوي Insert نمودار پراكندگي را انتخاب مي‌كنيم:

نمودار رسم شده به صورت زير خواهد بود:

ممكن است بخواهيد اين نقاط با منحني به هم متصل شوند و خط روند آنها را مشاهده كنيد، كافيست براي اين كار بر روي يكي از نقاط درج شده در نمودار كليك راست كرده و add trendline را انتخاب كنيد، در پنجره گشوده شده مي‌توانيد نوع خط عبوري را تعيين كنيد:

در صورتي كه براي داده‌هاي قبلي نمودار ميله‌اي را انتخاب كنيم حاصل مطابق شكل زير خواهد شد:

با انتخاب نمودار، از طريق tab هايي كه به ابزار موجود در بالاي صفحه اضافه مي‌شود، مي‌توانيد تنظيمات مورد نظرتان را بر روي نمودار اعمال كنيد از جمله تعيين عنوان براي نمودار و محورهاي افقي و عمودي، خطوط نمايشي در صفحه نمودار، label هاي مربوط به دادهها و …

در صورتي كه براي يك سري از داده‌ها نمودار مربوطه را رسم كرديد و بهترين خط عبوري را با استفاده از Trend line از ميان آنها گذرانديد، ممكن است به فرمول خط به دست آمده نياز داشته باشيد (از مواردي كه در آزمايشگاه فيزيك بسيار كاربرد دارد!) براي اين منظور كافيست هنگام اضافه كردن Trend line گزينه اي را كه در شكل زير نمايش داده شده است انتخاب كنيد:

از اين قسمت، مي‌توانيد به صورت دستي نيز عرض از مبدا نمودار را مشخص كنيد.

در صورتي كه هنگام رسم خط عبوري اين تنظيمات را انجام نداديد اما بعداً به آن نياز داشتيد كافي است بر روي خط رسم شده كليك راست كرده و گزينه format trend line را انتخاب كنيد. آنگاه مجددا اين پنجره برايتان گشوده خواهد شد.

جهت قرارگيري ستون‌ها به صورت پيش فرض در Excel از چپ به راست است اما ممكن است نياز داشته باشيد اين ترتيب راازراست به چپ داشته باشيد به اين منظور بايد از قسمت pageLayout،گزينه-sheetRight to-Left را انتخاب كنيد:

همان طور كه در اين تصوير مي‌بينيد ترتيب قرار گيري ستون‌هاي C ، B ، A و … از راست به چپ است.

يك sheet متناسب با size اي كه براي صفحه در نظر مي‌گيريد مي‌تواند شامل چندين صفحه باشد. در صورتي كه از همين قسمت page layout سايز صفحه را تعيين كنيد، خواهيد ديد كه در sheet پيش رويتان، با خطوط نقطه چين مرزبندي صفحات را مشخص مي‌كند. در صورت تهيه نسخه چاپي، اين مرزبندي‌ها رعايت مي‌شود و به تعداد ناحيه‌هاي مشخص شده (كه در آنها داده يا تصويري نگاشته شده باشد) در خروجي print صفحه دريافت خواهيد كرد.

همچنين براي انجام تنظيمات مربوط به پرينت صفحات مربوط به يك Sheet اين كه كدام ستون در سمت راست صفحه و يا اين كه كدام رديف در بالاي صفحات چاپ شود از گزينه Print Title كه در تصوير نشان داده شده است استفاده مي‌كنيم. همچنين در ساير سربرگ‌هاي اين گزينه مي‌توان ساير تنظيمات مربوط به چاپ را انجام دهيم.

براي درج فرمول‌ها علاوه بر روش‌هاي گفته شده از قسمت Formulas و سپس Insert Function نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.

در نسخه‌هاي چاپي، خطوطي كه به صورت كم رنگ در اطراف سلول‌ها هنگام كار با excel مشاهده مي‌كنيم نمايش داده نخواهند شد. در صورتي كه مي‌خواهيد در اطراف داده‌هايتان، مرزبندي سلول‌ها مشخص باشد مي‌توانيد محدوده‌ي مورد نظر و سلول‌هاي مورد نظر را انتخاب كرده و بعد از قسمت Home و سپس Format as Table استفاده كنيد.

يا اين كه از سربرگ Home قسمت مربوط به Border را مطابق تصوير زير انتخاب كنيم.

همچنين با راست كليك بر روي يك سلول و يا تعدادي سلول انتخاب شده و انتخاب format cells پنجره‌اي باز مي‌شود كه تنظيمات مختلف خانه‌ها از طريق آن در دسترس و قابل تغيير است. در اين پنجره tab هاي مختلفي وجود دارد از جمله Border كه به وسيله آن مي‌توان تعيين كرد كه خانه‌هاي انتخاب شده border داشته باشند:

ساختار خانه‌هاي excel به گونه‌اي است كه در صورتي كه در يك فايل متني، مثلا فايلي كه از طريق Notepad يا WordPad ساخته مي‌شود، اعداد يا داده‌هايي را به صورت منظم و با فاصله‌گذاري Tab ذخيره كنيم، امكان باز كردن آن فايل با نرم‌افزار Excel وجود خواهد داشت. به عنوان مثال اگر در محيط Notepad داده‌هاي زير را كه با tab از هم جدا شده‌اند درج كرده و با فرمت txt ذخيره كنيم:

AA 1 􏰅2 3 BB 4 5 6

مي‌توانيم از طريق محيط Excel و گزينه open و انتخاب فايل مذكور يا راست كليك بر فايل ايجاد شده و استفاده از گزينه open with و انتخاب Excel ، اين داده‌ها را در محيط Excel باز كنيم:

فايل‌هايي كه تحت محيط 􏰇􏰆􏰆􏰅 Excel ساخته مي‌شوند با پسوند xlsx. ذخيره مي‌شوند.

کارگاه_کامپیوتر/آشنایی_مقدماتی_با_پاورپوینت_و_اکسل.txt · آخرین ویرایش: 2022/10/04 23:42 توسط حمید ضرابی زاده